公告日期：2024-08-27

中衡设计集团股份有限公司

独立董事专门会议制度

第一条 为进一步完善公司的法人治理，保护中小股东及利益相关者的利益，
根据《中华人民共和国公司法》、《上市公司治理准则》、《上市公司独立董事管理办法》、《上海证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所上市公司自律监管指引 1 号—规范运作》等有关法律、行政法规、规章、规范性文件及《中衡设计集团股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，结合公司实际，制定本制度。

第二条 独立董事专门会议是指全部由独立董事参加的会议。独立董事是指
不在公司担任除董事外的其他职务，并与其所受聘的公司及其主要股东、实际控制人不存在直接或者间接利害关系，或者其他可能影响其进行独立客观判断关系的董事。

第三条 独立董事对公司及全体股东负有忠实与勤勉义务，应当按照法律、
行政法规、中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）规定、上海证券交易所业务规则和《公司章程》的规定，认真履行职责，在董事会中发挥参与决策、监督制衡、专业咨询作用，维护公司整体利益，保护中小股东合法权益。
第四条 独立董事专门会议召集人认为有必要时，或者半数以上独立董事提
议时，可以召开临时会议。

第五条 公司原则上应当于会议召开前三日通知全体独立董事并提供相关
资料和信息。经全体独立董事一致同意，可免除前述通知期限要求。

会议通知应当至少包括会议审议议题、拟定会议时间、地点、会议召开形式、联系人等信息。

第六条 公司每年至少召开一次独立董事专门会议。

第七条 独立董事专门会议应当由过半数独立董事共同推举一名独立董事
召集和主持；召集人不履职或者不能履职时，两名及以上独立董事可以自行召集并推举一名代表主持。

第八条 独立董事专门会议应由过半数独立董事出席方可举行。

独立董事应当亲自出席独立董事专门会议，因故不能亲自出席会议的，应当
事先审阅会议材料，形成明确的意见，并书面委托其他独立董事代为出席。委托书中应载明代理人的姓名，代理事项、授权范围和有效期限，并由委托人签名或盖章。

第九条 独立董事专门会议可通过现场、通讯方式或现场与通讯相结合等方
式召开。

第十条 下列事项应当经公司独立董事专门会议审议并经全体独立董事过
半数同意后，提交董事会审议：

（一）应当披露的关联交易；

（二）公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；

（三）公司董事会针对公司被收购所作出的决策及采取的措施；

（四）法律、行政法规、中国证监会规定和《公司章程》规定的其他事项。
第十一条 独立董事行使下列特别职权，应当经公司独立董事专门会议审议，
并经全体独立董事过半数同意：

（一）独立聘请中介机构，对公司具体事项进行审计、咨询或者核查；

（二）向董事会提议召开临时股东大会；

（三）提议召开董事会会议。

第十二条 独立董事专门会议可以根据需要研究讨论公司其他事项。

第十三条 独立董事专门会议应当有会议决议并建立书面会议记录。出席会
议的独立董事应当在会议决议及会议记录上签字。

第十四条 独立董事专门会议所作决议应经全体独立董事的过半数通过方为有效。会议采用举手表决或者书面表决方式。会议进行表决时，每名独立董事享有一票表决权。

第十五条 独立董事专门会议会议记录至少包括以下内容：

（一）会议召开的时间、地点、方式；

（二）会议通知的发出情况；

（三）会议召集人和主持人；

（四）独立董事亲自出席、受托出席情况和会议列席人员；

（五）独立董事发言要点及独立意见；

（六）每一决议事项的表决方式和表决结果；

（七）与会独立董事认为应当记载的其他事项。

第十六条 独立董事应在独立董事专门会议中发表独立意见，意见类型包括
同意、保留意见及其理由、反对意见及其理由和无法发表意见及其障碍，所发表的意见应当明确、清楚。

第十七条 独立董事专门会议资料应当至少保存十年。

第十八条 公司应当为独立董事专门会议的召开提供便利和支持。公司应当
在独立董事专门会议召开前提供相关会议资料，组织或者配合独立董事开展实地考察等工作。公司应当为独立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持，指定证券事务部、董事会秘书等专门部门和专门人员协助独立董事专门会议的召开。公司应当承担独立董事专门会议要求聘请专业机构及行使其他职权时所需的费用。

第十九条 出席会议的独立董事均对会议所议事项有保密义务，不得擅自披
露有关信息。

第二十条……
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