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公告日期:2024-08-24
维峰电子(广东)股份有限公司
印章管理制度
(2024年 8月)
第一章 总 则
第一条 为保证维峰电子(广东)股份有限公司(以下简称“维峰电子”或“公司”)及下属分子公司印章刻制、注销、保管以及使用的合法性、安全性,避免责任意识淡薄,杜绝违法、违规行为,防范风险发生,有效地维护公司利益,结合公司实际,特制定本制度。
第二条 本制度所指印章(含电子印章)包括公司及下属分公司、全资子公司、控股子公司(以下简称“分子公司”)公章、法定代表人私章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、业务专用章、人事专用章、采购合同专用章、董事会专用章、监事会专用章等各种用于明确公司对外、对内各种权利义务关系的印鉴。
第三条 本制度适用于各类发文、公文、往来函件、委托书、授权书、介绍信、证明、银行业务材料、对外签署的合同、协议以及其他需要加盖印章的文件资料。
第四条公司各类印章使用必须要有线上审批单(含印章申请审批单、合同审批单、项目审批单)或签批后的纸质函件,凡不符合本制度管理规定的,一律不得用印。
第二章 印章的刻制、登记、停用、更换
第五条印章的刻制
(一)公司及下属分子公司新刻制印章(含新制作电子印章)的,由需刻印部门填写申请单,并经部门负责人、分管总监(或分子公司总经理)、公司总经理审批通过后,由总经理授权专人负责办理刻制并颁发。
刻制印章应当到有经营印章刻制资质单位申请刻制,印章的形体、规格、材质、格式等要求应符合国家有关规定,印章刻制后须在公司《印章管理台账》作好相应登记,且原有印章应及时缴销。
(二)公司各部门、分子公司及个人不得擅自刻制印章,违反本项规定、私自刻制印章并导致公司遭受经济损失的,由当事人向公司承担全额赔偿责任。
第六条印章的登记
公司建立《印章管理台账》,并由总经理指定印章管理员,对公司及分子公
司各类印章进行存档登记。印章的刻制和注销由公司董事会秘书及印章管理员双方进行登记,公司及分子公司各类印章的保管和转交记录由印章管理员进行登记。
第七条印章的停用
(一)印章须停用(废止)的情形:
1、印章使用磨损或损坏,需对原印章停用而替换成新印章的;
2、公司名称变动,原印章废止的;
3、印章遗失或被窃,声明作废的。
(二)印章因磨损、遗失或被窃需要修补或补刻的,由印章管理员填写《公司印章修补/补刻申请表》,经部门负责人、分管总监(或分子公司总经理)、总经理审批后对印章进行修补或补刻。
(三)公司及分子公司注销导致印章停用(废止)的,由公司印章管理员填写《公司印章停用(废止)申请表》,经部门负责人、分管总监(或分子公司总经理)、总经理批准后及时将停用印章进行封存或销毁,但有关法律规定须送交印章制发机关封存或销毁的除外,并在印章管理台账作好相应登记。
第八条印章的更换
公司及分子公司因公司名称变更需要更换印章的,由印章管理员填写《公司印章更换申请表》,经部门负责人、分管总监(或分子公司总经理)、总经理批准后,由总经理授权专人办理。公司及分子公司原印章停用(废止)参照第七条第(三)款规定进行处理。
第三章 印章的管理、使用
第九条印章的管理
(一)智能印章管理柜保管范畴
公司安装智能印章管理设备对印章进行保管。智能印章管理设备配置专用高清广角摄像头、视频显示器、硬盘刻录机、印章保险柜。监控摄像须覆盖用印审核、开柜、取章/还章、盖章、用印登记环节,且24小时全时监控,监控影像须留存6个月以上。印章管理员应时刻关注监控摄像工作状态,防止影像丢失及漏录。
智能印章管理设备保管范畴:公章、合同专用章、采购合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人私章、人事专用章、董事会专用章、监事会专用章、工会专用章。
(二)印章管理员职责
1、负责印章的保管:印章管理员须按照本制度规定妥善保管、合规使用印章;
2、各类印章的保管必须安全可靠,除放在智能印章柜的印章,都应放在保险柜或档案柜加锁保存,要随时检查印章管理使用情况。印章使用时,要随用随拿,用后归位,严禁随意放置;
3、对用印经办人的用印文件及签批流程需尽到合理审查的义务,在用印文件内容无误及签批流程完备后按本制度使用印章。如发现用印文件内容有误或签批流程不完备的,印章管理员不得用印,并将原因告知用印经办人,由用印经办人更正并确认无误后方可用印;
4、印章管理员临时因事离岗超过两天的,须填写公司印章交接登记单,经部……
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