公告日期：2025-01-01

大湖水殖股份有限公司

档案管理制度

文号 DHGF-1J-HB-003

关联父项文号（如有） -

版次 A.1

管理部门 综合办公室 发文日期 2024-12-31 实施日期 2025-01-01

历次修改记载

序号 时间 修改内容

1 2024-12-31 首次发布

第一章 总则

第一条 目的及适用范围

为进一步加强大湖水殖股份有限公司（以下简称公司）档案管理工作，更好地为公司生产经营和发展服务，降低未按要求将档案材料归档造成档案缺失，无法提供利用和参考的风险，制定本制度。本制度适用于公司、子公司及其他分支机构，子公司及其他分支机构如确有必要，应在本制度原则下制定符合各自实际的档案管理办法。

第二条 概念范围

（一）本办法所称的档案是指各单位在生产、经营运作、管理、投融资、工程建设等各项活动中形成的对国家、社会和本公司具有保存价值的各种形式的文件材料。

（二）档案管理是指对各类档案进行收集、整理、保管、统计、鉴定、利用、编研等各项业务环节。

（三）档案工作是指统筹规划、组织协调、统一制度、监督检查、业务指导、咨询服务等各项档案管理职能以及档案管理的各项业务。

（四）公司的档案工作实行集中管理和责任分摊相结合的管理原则，公司综合办公室为档案集中管理归口部门，各业务部门对各自档案具有归集、保管的责任。

第三条 档案的分类

公司档案基本分类包括公司工商档案资料、发文文书、会议资料、资质证件、制度文档、财务档案、合同档案、内部流程资料、信息披露资料等。具体细分类目参见《管理类文件材料归档范围及归档要求》。

第四条 档案的形式

（一）实物形式资料

1、文本型档案，指以书面、纸质形式为载体的档案，主要包括合同文本、
制度原件、会议决议和会议记录、函件资料、有关部门告知及惩处文件等。

2、证照许可类档案，包括使用权证、权属证明、证件等。

3、印鉴类档案，包括印章、印鉴等。

4、存储载体类档案，包括录像带、录音带、光盘、U 盘、移动硬盘等。

5、其他类档案，包括荣誉奖章、

（二）电子形式资料

主要包括电子文档、音频文件、影像文件、电子函件等。

第二章 档案管理机构及管理权限

第五条 档案管理机构

（一）综合办公室。负责对行政管理相关档案的归档和保管工作，负责组织编制《管理类文件材料归档范围及归档要求》；负责根据公司各职能部门要求，组织开展相关档案业务培训;监督和指导各部门及分、子公司开展文书档案管理工作。

（二）财务部。负责财务档案（会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料）的具体装订、归档和保管工作。

（三）董事会秘书办公室。负责信息披露档案（会议议案以及决议资料、培训资料、公司高管档案以及工作底稿等）的装订、归档和保管工作。

（四）内审部。负责内审档案（内审工作报告、内审工作底稿等）的装订、归档和保管工作。

（五）人力资源部。负责人事档案（劳动合同、人员档案、任免资料等）的装订、归档和保管工作。

（六）投资发展部。负责投资档案（立项报告、可行性研究报告、项目推进档案、批复文件等）的装订、归档和保管工作。

（七）资产管理部。负责对公司资产的购置、使用、调拨、报废等业务及重
要合同管理档案的收集、整理归档和保管工作。

（八）资金信贷部。负责对公司内、外部借款相关融资资料及相关合同的收集、整理归档和保管工作。

（九）各业务部门。负责各项业务档案（业务合同、组织规划、工作计划、工作总结等）的装订、归档和保管工作。

（十）各分、子公司根据自身实际情况，参照上述公司部门的职责进行相关档案的装订、归档和保管工作并接受公司综合办公室的监督与管理。

与财务相关的档案文件，由分、子公司财务部门统一进行归档；与劳动人事相关的档案文件，由分、子公司人力资源部门统一进行归档；与业务相关的档案文件由各承……
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